Privacyverklaringby NielsBeuker

Download de privacyverklaring NL / privacy statement EN

Privacyverklaring HBLegal B.V.

In deze privacyverklaring wordt omschreven hoe HB Legal B.V. (“HBLegal”) omgaat met de verwerking van persoonsgegevens (hierna ook “gegevens”). De persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt worden hierna ook aangeduid met “u”.

Welke gegevens verwerkt HBLegal en waarvoor?

HBLegal verwerkt de volgende soorten persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Gegevens (zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail adres, naam bedrijf, functie), en betalingsgegevens (zoals bankrekening nummer) van cliënten of contactpersonen van cliënten, gebruikt HBLegal om cliënten of contactpersonen van cliënten te identificeren, met hen te kunnen communiceren, voor het bijhouden van onze dossiers en om betalingen te verwerken.

Sommige contactgegevens van cliënten of contactpersonen van cliënten (naam, emailadres, telefoonnummer) gebruikt HBLegal om hen te informeren over door HBLegal georganiseerde evenementen, nieuws over HB Legal en ook voor het overige voor het onderhouden van een zakelijke relatie met hen.

Ten behoeve van de identificatieplicht kan HBLegal genoodzaakt zijn een kopie van het identiteitsbewijs van cliënten of bestuurders van cliënten, en uiteindelijke eigenaren op te vragen en te bewaren.

Persoonsgegevens die voorkomen in onze dossiers (waaronder persoonsgegevens met betrekking tot onze cliënten, contactpersonen van cliënten, wederpartijen en derden) gebruikt HBLegal voor het behartigen van de belangen van cliënten in de betreffende zaak, voor het inschrijven van de zaak in het administratiesysteem en voor het doen van “conflict checks”. Onder persoonsgegevens die voorkomen in de dossiers vallen ook persoonsgegevens in (elektronische) berichten die door HBLegal worden verstuurd en ontvangen.

Gegevens (zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres, bankrekeningnummer, BTW-nummer) van leveranciers van HBLegal of contactpersonen bij leveranciers gebruikt HBLegal in het kader van het uitvoeren van de overeenkomst die HBLegal met hen heeft, om met hen te kunnen communiceren, om hen te informeren over door HBLegal georganiseerde evenementen en ook voor het overige voor het onderhouden van een zakelijke relatie met hen.

Contactgegevens (zoals naam, emailadres, telefoonnummer) van andere personen met wie HBLegal contact heeft, gebruikt HBLegal om met die personen te kunnen communiceren.

Persoonsgegevens die beschikbaar zijn gesteld via openbare bronnen of zijn verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster;

Persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat en overige in of bij een sollicitatie vermelde contactgegevens);

IP-adressen van bezoekers van de website van HBLegal worden gebruikt om website statistieken bij te houden en de gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren.

Van wie ontvangt HBLegal welke gegevens?

In sommige gevallen ontvangt HBLegal gegevens van andere partijen of personen:

Gegevens van wederpartijen of contactpersonen van wederpartijen, zoals naam, contactgegevens en informatie die van belang is voor het dossier, kan HBLegal ontvangen van cliënten of andere advocaten van wie HBLegal dossiers overneemt. Gegevens van wederpartijen of contactpersonen van wederpartijen kan HBLegal ook van wederpartijen en/of deurwaarders zelf ontvangen.

Gegevens van cliënten of contactpersonen van cliënten, zoals naam, contactgegevens en informatie die van belang is voor het dossier kan HBLegal van wederpartijen en/of deurwaarders ontvangen.

Ten behoeve van de inschrijving van het dossier kan HBLegal gegevens van bestuurders uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel opvragen, zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats.

In het kader van de behandeling van het dossier kan HBLegal uit openbare bronnen, zoals het Kadaster, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de Basisregistratie Personen (BPR) en het internet gegevens opvragen zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats en overige informatie die relevant is in het kader van de behandeling van het dossier.

In het kader van betalingen aan de Stichting Derdengelden van HBLegal kan de Stichting gegevens aan HBLegal doorgeven van wederpartijen en/of derden die aan de Stichting betalingen doen. De gegevens worden alleen gedeeld in het kader van de behandeling van het dossier en daaruit voortvloeiende betalingen.

Met wie deelt HBLegal uw gegevens?

HBLegal verwerkt de persoonsgegevens als uitgangspunt alleen voor zichzelf en ten behoeve van de behandeling van het dossier. In de volgende gevallen deelt HBLegal uw persoonsgegevens met andere partijen:

ICT-dienstverleners. HBLegal maakt gebruik van ICT-dienstverleners, voor het hosten van de website, email functionaliteit, elektronische dossiers, het telefoonsysteem en het tijdschrijfsysteem. Deze ICT-dienstverleners slaan de gegevens alleen op en mogen ze slechts incidenteel in het kader van beheer inzien. De ICT-dienstverleners zijn gevestigd in Nederland.

Accountants. Bij het uit handen geven van de boekhouding zullen persoonsgegevens van cliënten leveranciers die op facturen staan moeten worden doorgegeven aan de accountant. De accountant is gevestigd in Nederland.

Andere leveranciers. HBLegal gebruikt ook andere leveranciers (hulp-personen) in het kader van de dienstverlening, die daarvoor persoonsgegevens moeten verwerken, waaronder een archiveringsbedrijf, secretaresse en vertalers.

Experts. In het kader van de behandeling van het dossier, kan HBLegal experts inschakelen. Daarbij kan het noodzakelijk zijn om gegevens uit het dossier met de expert te delen.

Andere advocaten. Gegevens uit de dossiers kan HBLegal delen met advocaten van wederpartijen, hoofdzakelijk in het kader van een geschil of een juridische procedure. Wanneer een andere advocaat een dossier van HBLegal overneemt of daarin meewerkt, zullen ook in het kader van de overname van het dossier, dan wel de behandeling daarvan gegevens met hen worden gedeeld.

Notarissen. Ten behoeve van transacties kunnen wij gegevens delen met de bij die transactie betrokken notarissen.

Deurwaarders. In het kader van een geschil of juridische procedure kan HBLegal gegevens, met name in processtukken, doorgeven aan deurwaarders ten behoeve van betekening of hun andere taken.

Gerechtelijke instanties. In het kader van een geschil of juridische procedure kan HBLegal gegevens, met name in processtukken, delen met de betreffende gerechtelijke instantie waar wordt geprocedeerd.

Orde van Advocaten. In het kader van controles door de Orde van Advocaten kan HBLegal verplicht zijn inzage te geven in enkele dossiers, waar ook persoonsgegevens in voor kunnen komen. De medewerkers van de Orde zijn verplicht tot geheimhouding van deze gegevens.

Overheidsinstanties. Overheidsinstanties kunnen HBLegal verplichten bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Echter, dit geldt alleen als het voor de betreffende overheidsinstantie mogelijk is om het verschoningsrecht van HB Legal te doorbreken.

De leveranciers, experts, andere advocaten, notarissen, deurwaarders, gerechtelijke instanties en overheidsinstanties zijn als uitgangspunt gevestigd in Nederland. Maar als het gaat om dienstverlening zoals juridische bijstand aan een buitenlandse cliënt of een juridische procedure in (verband met een partij in) een ander land, dan kunnen die personen of partijen ook buiten Nederland gevestigd zijn.

Bent u verplicht om bepaalde gegevens te verstrekken?

Ja. Om aan de wettelijke identificatieplicht te voldoen, heeft HBLegal een aantal basisgegevens nodig aan de hand waarvan we u kunnen identificeren (naam, adres, woonplaats, indien nodig kopie paspoort).

Om het dossier in behandeling te kunnen nemen en u zodoende juridisch bij te kunnen staan, zal HBLegal bepaalde gegevens over uw situatie nodig hebben. Uiteraard informeert HBLegal u vooraf over deze gegevensverstrekking.

Op welke grondslagen (“rechtsgronden”) is het gebruik van uw gegevens gebaseerd?

HBLegal gebruikt uw gegevens op basis van de volgende grondslagen (“rechtsgronden”):

De gegevens zijn nodig voor het afsluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst van opdracht die HBLegal met u heeft, of waarbij u partij bent.

Om te voldoen aan op HBLegal rustende wettelijke verplichtingen, waaronder de identificatieplicht en de fiscale administratieverplichtingen.

De gegevens zijn nodig voor het gerechtvaardigd belang van HBLegal, of dat van een ander. De gerechtvaardigde belangen worden in deze privacyverklaring genoemd.

Voor specifieke verwerkingen kan HBLegal apart uw toestemming vragen.

Geeft HBLegal uw gegevens door naar buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’)?

De gegevens in uw dossier worden elektronisch opgeslagen bij een ICT-dienstverlener en fysiek bij een archiefbedrijf in Nederland.

De andere, hiervoor genoemde, partijen of personen met wie HBLegal gegevens deelt zijn als uitgangspunt in Nederland gevestigd. Maar als het gaat om juridische dienstverlening zoals juridische bijstand verlenen aan een buitenlandse cliënt of een juridische procedure in een ander land, dan kunnen die personen of partijen ook buiten Nederland en ook buiten de EER gevestigd zijn. Dat geldt ook voor cliënten, wederpartijen of andere betrokken derden buiten de EER. HBLegal kan dus genoodzaakt zijn om bepaalde persoonsgegevens naar die partijen of personen buiten de EER door te geven, dat gebeurt altijd uitsluitend ten behoeve van de juridische dienstverlening.

De gegevens in ons tijdschrijfsysteem worden binnen de EER opgeslagen, echter een volledig versleutelde back-up daarvan wordt buiten de EER opgeslagen, deze back-up is echter uitsluitend toegankelijk voor HBLegal.

Hoe lang bewaart HBLegal uw gegevens?

HB Legal bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij gelden de volgende bewaarcriteria:

Contactgegevens van cliënten worden bewaard zolang als HBLegal de juridische diensten voor hen verleent en tot 5 jaar na het eindigen van de relatie. Als het gaat om contactgegevens die in zaakdossiers staan, geldt de hieronder genoemde bewaartermijn voor zaakdossiers.

Voor gegevens in zaakdossiers, waaronder (elektronische) berichten die zijn uitgewisseld in het kader van de juridische dienstverlening, geldt een maximale bewaartermijn van 20 jaar.

Voor gegevens van leveranciers en andere personen met wie HBLegal contact heeft, waaronder (elektronische) berichten die zijn uitgewisseld, geldt een maximale bewaartermijn van 10 jaar.

Voor gegevens die voorkomen in de financiële administratie, met name op facturen, geldt een maximale bewaartermijn van 9 jaar.

Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

een kopie en inzage te vragen in uw gegevens;

informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;

incorrecte gegevens te laten corrigeren;

onvolledige informatie compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor die worden verzameld en/of gebruikt;

uw gegevens te laten verwijderen;

uw gegevens te laten “beperken”;

bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;

als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;

als u de gegevens zelf heeft aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt, en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technische mogelijk is, deze op die manier aan een andere partij over te laten dragen);

een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder, in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het kan zijn dat HBLegal in bepaalde gevallen het recht heeft om uw verzoek te weigeren, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is in het belang van de zaak die zij behartigt en/of omdat bepaalde gegevens onder de wettelijke geheimhoudingsplicht vallen. In dat geval zal HBLegal toelichten waarom het verzoek wordt geweigerd.

Als HBLegal met u een overeenkomst heeft, kan het zijn dat zij die niet meer kan uitvoeren als zij bepaalde gegevens niet van u heeft, dit zal HBLegal dan ook toelichten.

Wat als u verzoeken, vragen of klachten heeft?

Om uw rechten uit te oefenen, of als u vragen of klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met HBLegal door gebruik te maken van de onderstaande contactgegevens:

HBLegal BV
Jansbuitensingel 29
6861 AD Arnhem
T: +31 26 382 72 05
F: +31 26 845 00 80
E: info@hblegal.nl

Kan deze privacyverklaring worden aangepast?

Ja. Deze privacyverklaring is van 20 mei 2018. HBLegal behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zal HBLegal u daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door u een email-bericht te sturen.